Dokumente zusammenfassen - CollectingEngine][COMPOSING
Zusammenstellen Ihrer Aussendungen - ALLER Aussendungen!
CollectingEngine ermöglicht ein intelligentes und flexibles Zusammenstellen Ihrer Aussendungen, indem wir alle Geschäftsdokumente betrachten und zu einer Sendung zusammenfassen.
Selbst eine "chaotische" Anlieferung oder der Einsatz von mehreren Erzeugersystemen spielen keine Rolle - unterschiedliche Fachabteilungen können Dokumente bereitstellen, die ohne jegliche Absprachen regelbasiert zusammengefasst werden.
Ihre Kunden werden erfreut sein, dass sie nur noch einen Umschlag mit allen Dokumenten erhalten. Denn sie wissen, dass der Versand mehrerer Sendungen zu ihren Lasten geht.
Fachabteilungen wachsen zusammen, das Image Ihres Unternehmens wird verbessert und unnötige Portoausgaben gehören dank CollectingEngine der Vergangenheit an.
Beispiele
  • Rechnungen und Gutschriften aus SAP mit Mailings aus Microsoft Word zusammenfassen
  • Lohn- und Gehaltsabrechnungen mit den dazugehörigen Lohnsteuerbescheiden und Reisekostenabrechnungen
Vorteile
  • Empfängergleiches Zusammenfassen unterschiedlicher Dokumente aus den unterschiedlichsten Erzeugersystemen
  • Eliminierung manueller Arbeitsschritte, die mögliche Portoeinsparungen relativieren
  • Massive Portoeinsparungen durch automatisiertes empfängergleiches Zusammenfassen
  • Hinzufügen weitere Anhänge (bspw. Rechnungserklärungen), die eine Bevorratung von gedruckten Exemplaren vermeiden und Sie bei kurzfristigen Änderungen gelassen reagieren lassen
  • Keine Änderung an bestehenden IT-Systemen erforderlich
Dokumente gruppieren - CollectingEngine][GROUPING
Aussteuern und Gruppieren von Aussendungen
Häufig werden Dokumente nach der Produktion für unterschiedliche Versandwege und spezielle Empfänger manuell gruppiert.
Für die Verwendung mehrerer Versandwege (eigene Zustellorganisation, Deutsche Post AG oder alternative Dienstleister) müssen die Dokumente u. a. aus Frankiergesichtspunkten zuvor sortiert werden.
Spezielle Empfänger sind bspw. VIP-Kunden, Tochtergesellschaften und interne Abteilungen, die gesondert behandelt werden. Bei kommunalen Energieversorgern findet die "Rathauspost" Anwendung.
CollectingEngine erkennt anhand von kundenspezifischen Informationen diese Dokumente und vermeidet das mühevolle Aussortieren. Somit entfällt das Vergleichen jeder Aussendung mit langen Listen, die Aufschluss über die Art und Weise der Weiterverarbeitung geben.
Vorteile
  • Wegfall von manuellen und zeitintensiven Arbeitsschritten, die für die Verlagsamung der Produktion verantwortlich sind
  • Portoreduzierung durch die Abschaffung unnötiger Frankierungen, die in Folge mangelnder Sortierungen unerlässlich waren
Technische Leistungsmerkmale
  • Unabhängige Nutzung ausgewählter Stammdaten: Importierung der benötigten Informationen als CSV-Datei aus CRM- und ERP-Systemen.
  • Nahtlose Integration: Direkter Zugriff auf Datenbanksysteme für die Nutzung aktueller Informationen
  • Keine Änderung an bestehenden IT-Systemen erforderlich
Dokumente sortieren - CollectingEngine][SORTING
Schlanke Prozesse bei der Drucknachverarbeitung
Für eine optimierte Drucknachverarbeitung spielt die Sortierung Ihrer Aussendungen eine wichtige Rolle.
Das betrifft bspw. die Frankierung mit der damit verbundenen Portoermittlung und die Erwirtschaftung von Teilleistungsrabatten der Deutschen Post AG, die nachhaltig zur Portominimierung beitragen.
Dank der einheitlichen- und vollständigen Abbildung aller postalischen Prozesse mit CollectingEngine sind Ihre Dokumente bereits nach dem Druck optimal vorbereitet.
Das eliminiert die Sortierzeiten, steigert die Prozesssicherheit und vereinfacht das Controlling immens.
Vorteile
  • keine manuelle Sortierung Ihrer Ausgangsdokumente
  • Entfall des Wiegeprozesses bei der Frankierung
  • Portoeinsparungen bei BZE-Verträgen bis zu 38% durch Sortierung nach einer Leitregion
  • Detaillierte Statistiken mit exakten Informationen zu Portoausgaben
Technische Leistungsmerkmale
  • Sortierung nach Postleitzahlen und Aussendungsgebieten (BRD, Leitregion, EU und übrige Länder)
  • Sortierung nach Portoklassen (nach Blatt- und Gewichtszahl)
  • Flexible Erkennung der Postleitzahl in unterschiedlich großen Adressfenstern
  • Keine Änderung an bestehenden IT-Systemen erforderlich
  • Keine Änderung an bestehenden IT-Systemen erforderlich
DV-Freimachung und Premiumadress - CollectingEngine][POSTAGE
Druckersteuerung - CollectingEngine][PRINTING
Zentrale Druckverarbeitung statt dezentrale Drucksysteme
Drucken unter Berücksichtigung von Anforderungen, die Ihre Dokumente für eine zentrale Verarbeitung stellen.
Dazu gehört bspw. die Verwendung unterschiedlicher Papiersorten sowie der dynamische Simplex- und Duplexdruck, die Ihre Dokumente für die optimale Nachverarbeitung vorbereiten.
Aus Sicht der Poststelle liegen die Dokumente bereits sortiert für postalische Vorgaben vor.
Ihre Fachabteilungen werden einer zentralen Produktion zustimmen, da fachliche Anforderungen somit einfach und bequem eingeführt oder beibehalten werden.
Ihre Prozesse werden vereinheitlicht, Material- und Verbrauchskosten reduziert. Die beteiligten Abteilungen konzentrieren sich auf Ihre Kernkompetenzen - einfach und effizient zugleich!
Vorteile
  • Umsetzung fachlicher Anforderungen. Zentralisierung insbesonderer spezieller Aufträge, die bislang durch Fachabteilungen gedruckt werden
  • Hardwareprobleme sorgen für keinen Produktionsstop: Selbst layoutspezifische Dokumente (bspw. Überweisungsträger) können hardwareunabhängig durch CollectingEngine problemlos auf anderen Druckern ausgegeben werden
  • Sortierung der Aussendungen für die vereinfachte Nachverarbeitung durch Kuvertierung und Frankierung
Technische Leistungsmerkmale
  • Leistungsstarke Möglichkeiten zur Schacht-, Simplex- und Duplexsteuerung vorhandener Drucksysteme
  • Anpassung des Layouts (bspw. bei Überweisungsträgern), damit papiersortenabhängige Dokumente hardwareunabhängig produziert werden können
  • Keine Änderung an bestehenden IT-Systemen erforderlich
Kuvertiermaschinensteuerung - CollectingEnigne][ENVELOPING
Automatische Kuvertierung - ohne wenn und aber!
Schließen Sie die Lücken der Dokumente, die Sie bislang nicht automatisiert kuvertieren. Individuelle Implementierungen, die für einige wenige Dokumente konzipiert wurden, gehören der Vergangenheit an.
Die Höhe des Volumens entscheidet nicht über die Wahl der automatischen- oder manuellen Verarbeitung Ihrer unterschiedlichen Dokumente.
Wir betrachten die jeweiligen Anforderungen Ihrer unterschiedlichen Dokumente nicht isoliert. Somit schließen Sie Dokumente mit einem geringeren Volumen an Ihre bestehende Produktion an, vermeiden monotone manuelle Arbeit und vereinheitlichen Ihre Prozesse.
In Verbindung mit CollectingEngine kuvertieren Sie alle Dokumente vollautomatisch - bequem, schnell und flexibel. Ohne Ausnahmen und unverständlichen Sonderregelungen!
Vorteile
  • Unterstützung aller Kuvertiermaschinen durch Herstellerunabhängigkeit
  • Aussteuerung von Dokumenten, die aufgrund Ihrer Blattanzahl nicht automatisiert kuvertiert werden können. Der Ablauf der Kuvertierung wird ohne handlungsbedürftige Unterbrechungen durchgeführt
  • Verarbeitung von Dokumenten, die keinen Raum für Steuerzeichen aufweisen. Passen Sie das Layout ohne inhaltliche Änderungen einfach und bequem mit CollectingEngine an und verzichten Sie auf zeitaufwendige Absprachen, Programmierungen und Testläufen in dem ursprünglichen Erzeugersystem.
  • Problemlose Änderung der Steuerzeichen bei Wechsel der Kuvertiermaschine oder des Herstellers. Mit nur wenigen Klicks werden die Änderungen vollständig auf alle Dokumententypen durchgeführt.
Technische Leistungsmerkmale
  • Aufbringen von OME, Barcodes oder Datamatrix-Codes für die automatisierte Kuvertierung
  • Konfiguration der Steuerzeichen: Positionierung, Funktionen, Größe und Rotation sind in einem übersichtlichen Assistenten einstellbar
  • Plug & Play-Charakter durch vordefinierte Steuerzeichen aller gängigen Hersteller. Einfach auswählen und starten!
  • Mehr Sicherheit durch die Verwendung von Sequenzzählungen. Damit fehlerhafte Kuvertierungen umgehend gestoppt und gemeldet werden.
  • Keine Änderung an bestehenden IT-Systemen erforderlich
Dokumente bereitstellen (ECM/ DMS) - CollectingEngine][CONTENT
Anbindung von Archiv- und Contentmanagementsystemen
Die sachgemäße Archivierung und Bereitstellung digitaler Dokumente in unveränderlichen Formaten wie TIFF oder PDF/A ist für die spätere Auskunftsbereitschaft bei Rückfragen von zentraler Bedeutung. Nicht zu vergessen sind Vorgaben, die vom Gesetzgeber festgelegt wurden.
CollectingEngine stellt Ihre Dokumente jedem Archiv- und Contentmanagementsystem zur Verfügung. Und das unabhängig vom ursprünglichen Erzeugersystem.
Medienbrüche, die bei isolierter Betrachtung von Versand und Archivierung entstehen, entfallen komplett. Die bereitgestellten Dokumente gleichen den Aussendungen, die Ihre Kunden bekommen. Darüber freut sich auch der Gesetzgeber.
Vorteile
  • Schneller und bequemer Zugriff auf alle Ausgangsdokumente im bereits bestehenden Contentmanagementsystem
  • Automatisierte hochperformate Verschlagwortung Ihrer Dokumente
  • Keine Änderung an bestehenden IT-Systemen erforderlich
  • Unabhängigkeit gegenüber dem ursprünglichen Erzeugersystem
  • Abgleich des Layouts mit den versendeten Kunden-Aussendungen. Die Dokumente sind somit gesetzteskonform archiviert.
Technische Leistungsmerkmale
  • Bereitstellung von PDF-, PDF/A- und TIFF-Dateien. Insbesondere TIFF-Dateien können komprimiert werden, um die Speicherlast deutlich zu reduzieren.
  • Definition von Index- und Kontrollzonen, damit wichtige Informationen wie bspw. Kundenummern schnell und einfach zum gewünschten Dokument führen.
  • Zeitgesteuerte Verarbeitung, sodass Systemressourcen gleichmäßig verteilt werden und Engpässe bspw. bei virtuellen Systemen vermieden werden
Rücksendungssteuerung - CollectingEngine][IMAGING
Digitale Verarbeitung von Rückläuferdokumenten
CollectingEngine macht Ihre Ausgangsdokumente fit für die digitale Bearbeitung von Rückläufern, die Ihre Kunden ausgefüllt mit den gewünschten Informationen an Sie zurücksenden.
Die Dokumente werden mit Barcodes versehen, die eine einfache und sichere Zuordnung in Ihren Warenwirtschaftssystemen durch automatisiertes Scannen ermöglichen.
Dies verkürzt Durchlaufzeiten, eliminiert Transport- und Liegezeiten und ermöglicht die zeitnahe Eingangsverarbeitung hochvolumiger Aufträge. Und das unabhängig vom Erzeugersystem und eingesetzten Scannern.
Aufbringen weiterer Grafik- und Textbestandteile
Einmalige Aufträge und kurzfristig auftretende Änderungen erfordern das Hinzufügen weiterer Informationen, die in Form von Texten und Grafiken auf Dokumente aufzubringen sind.
Mit nur wenigen Klicks realisieren Sie diese Anforderungen in CollectingEngine und lassen Ihre Warenwirtschaften unverändert. Das spart Zeit und Aufwendungen bei der Anpassung Ihrer Formulare.
Beispiele
  • Effizientes Arbeiten ganz ohne mühevolle Erfassungen bei Rückläufern
  • Aufbringen von weiteren Text- und Grafikbestandteilen, die sich insbesondere bei einmaligen Aktionen einfach und bequem umsetzen lassen
  • Nutzen Sie weiterhin bestehendes Equipment durch Herstellerunabhängigkeit gegenüber Warenwirtschaften und Scannern
  • Keine Änderung an bestehenden IT-Systemen erforderlich
Vorteile
  • Unterstützung einer Vielzahl von Barcode-Spezifikationen zur Nutzung bestehender Scanner
  • Aufbringen von statischen- oder dynamischen Textbestandteilen anhand von kundenspezifischen Informationen
  • Aufbringen von Grafiken wie bspw. Bannern, die auf Messen hinweisen und nur zu einmaligen Aktionen verwendet werden sollen